L’intégration, un moment clé de l’expérience collaborateur

Confrontées actuellement à des difficultés de recrutement, les entreprises ont tout intérêt à soigner le parcours d’intégration de leurs nouveaux employés. Il débute dès la signature du contrat pour se terminer à la fin de la période d’essai.

Selon une étude du ministère du Travail, plus d’un tiers des CDI sont rompus avant la date de leur premier anniversaire. La  proportion s’élève même à 45 % chez les jeunes diplômés. Pourquoi la greffe n’a-t-elle pas prise ? Les causes sont, bien sûr, multiples, mais il est acquis que les premiers jours dans un nouvel emploi sont cruciaux. Selon une autre étude, un cadre sur trois a démissionné à la suite d’une mauvaise intégration. Dans le contexte actuel de la guerre des talents, les entreprises ont tout intérêt à soigner le parcours d’intégration de leurs nouveaux employés. Il ne suffit pas d’avoir trouvé le bon candidat, il faut transformer l’essai en s’assurant qu’il prenne rapidement ses marques.

L’onboarding débute avant l’entrée en fonction

Ce parcours d’onboarding débute avant même l’arrivée effective du nouvel employé. Pour éviter les contre-offres d’un concurrent, il convient tout d’abord de sécuriser l’embauche en envoyant au plus tôt la promesse d’embauche puis le contrat de travail.

Durant cette période charnière dite de préboarding, qui peut durer jusqu’à trois mois en cas de préavis, l’entreprise maintient le lien avec sa future recrue en envoyant des actualités sur l’entreprise ou en la conviant à un événement de type conférence.

Cette période est aussi mise à profit pour compléter le dossier administratif en demandant au nouveau collaborateur les pièces justificatives manquantes. Badge d’accès, passe du restaurant d’entreprise, smartphone, place de parking… Tout doit être prêt le jour J. Au bout de la première semaine, une jeune collaboratrice n’avait toujours pas d’ordinateur et n’avait échangé qu’une heure avec son manager. Elle est partie. La plupart des solutions de SIRH proposent un module d’onboarding pour digitaliser le circuit de validation -approbation (workflow) et coordonner les différents services support : les RH, bien sûr, mais aussi les services généraux et l’informatique.

Le module va aussi obligatoirement intégrer dans l’agenda du nouvel employé différentes étapes incontournables, comme une formation de prise en main à tel logiciel. Pour autant, l’onboarding repose sur le volet humain.

Le nouveau collaborateur doit se sentir attendu

Café d’accueil, présentation aux collègues, déjeuner d’équipe, visite des locaux… Au-delà des incontournables du jour d’arrivée, d’autres rendez-vous sont à prévoir jusqu’à la fin de la période d’essai, comme le fait Expertime, cabinet de conseil en transformation digitale (lire interview ci-dessous). Durant les premières semaines, il convient de prévoir des points réguliers entre le collaborateur, son manager et les RH afin de faire un feed-back de part et d’autre, répondre aux questionnements, aplanir les éventuels irritants.

Il peut être demandé à la recrue de rédiger un rapport d’étonnement afin qu’elle partage ses premières impressions, positives ou négatives. Certaines entreprises lui attribuent un parrain, généralement un collègue, qui lui apportera des réponses concrètes et rapides aux problèmes du quotidien.

Une fois passé la période d’essai, rien n’est acquis. L’entreprise devra rester attentive dans la durée sur les souhaits de formation ou d’évolution du salarié. Si les grandes entreprises ont davantage de ressources pour formaliser ce type de parcours, les PME qui éprouvent comparativement plus difficultés à recruter auraient tort de le négliger.

— Xavier BISEUL (Tribune Verte 3013)

Étude : UN CADRE SUR TROIS A DÉMISSIONNÉ À LA SUITE D’UNE MAUVAISE INTÉGRATION

Dans une étude de 2019, portant sur plus de mille cadres, Cadremploi a analysé les processus d’onboarding mis en place par les entreprises françaises. Elles semblent jouer la carte de la proximité. 77 % des cadres déclarent avoir été accueillis par leur manager et non par les ressources humaines. 87 % des personnes interrogées ont été présentées à leur équipe et 83 % à l’ensemble de leur service. Si les premiers pas dans l’entreprise semblent plutôt bien maîtrisés, la suite du programme est moins évidente. Seuls 46 % des cadres estiment avoir eu un véritable parcours d’intégration. Une majorité déclare que leur employeur n’organise pas de matinée ou de journée dédiée (57 %) ou qu’il n’a pas mis en place un processus formalisé (54 %). Quand ce parcours existe, il se limite à la visite des locaux (69 %), à la présentation de l’entreprise par un membre de la direction (56 %) ou à un petit déjeuner ou un déjeuner avec les autres nouveaux arrivants (52 %). Le parrainage n’est pratiqué que par 11 % des employeurs et l’organisation d’événements de teambuilding, comme des afterworks, par 29 %. 35 % des cadres seulement ont un entretien de mi-parcours lors de leur période d’essai. Des manquements qui peuvent coûter cher : 33 % des cadres interrogés déclarent avoir déjà démissionné à la suite d’une mauvaise intégration, dont 65 % dans les six mois qui ont suivi leur arrivée !

Avis d’expert : « LE RECRUTEMENT, C’EST LA MOITIÉ DU CHEMIN »

Dorothée Grata, talent acquisition manager chez Expertime

En quoi consiste le métier de « talent acquisition » ?

Dorothée Grata : Le talent acquisition ne s’arrête pas au recrutement, c’est la moitié du chemin. Il s’agit d’accompagner le candidat retenu jusqu’à la fin de la période d’essai afin de s’assurer qu’il s’intègre bien à l’entreprise qu’il rejoint. Une expérience candidat positive doit se prolonger par une expérience collaborateur à la hauteur, afin qu’il n’y ait pas de décalage entre la promesse faite et la réalité du terrain. La phase dite de préboarding doit être souple et dynamique. Fini le temps où on demandait au candidat un grand nombre de pièces justificatives. Ce volet administratif a été allégé.  L’embauche est aussi sécurisée en envoyant au plus tôt possible la promesse d’embauche et le contrat de travail, que le candidat signe électroniquement. Son contrat en main, il est rassuré. Il connaît sa date d’arrivée effective. Il doit le plus souvent effectuer trois mois de préavis chez son ancien employeur. Durant cette période, il faut maintenir le lien par un appel téléphonique, en le conviant à une réunion d’équipe ou à une conférence donnée dans nos locaux.

Comment se passe le jour d’arrivée ?

D. G. : Le jour J, la recrue est briefée pendant deux heures. L’occasion de dérouler l’organigramme, de rappeler les valeurs de l’entreprise ou de faire visiter les locaux. Il s’agit aussi de présenter au nouvel employé les outils RH de gestion des temps, de pose de congés ou de notes de frais et l’intranet d’Expertime. Une mallette de bienvenue comprend un ordinateur, un casque, une clé USB contenant différents documents, des goodies. En amont du jour d’arrivée, tous les services support sont informés afin de s’assurer que le nouvel employé aura un badge d’accès ou qu’il sera payé à la fin du mois, même s’il est arrivé le 20.

Quelles sont les autres étapes du parcours d’onboarding ?

D. G. : À la fin du premier mois, un rendez-vous réunit le collaborateur, le manager et le responsable RH pour un premier bilan. À l’issue du deuxième mois, le nouveau collaborateur rédige un rapport d’étonnement sur ses premières impressions, positives et négatives, vis-à-vis de son nouvel emploi. Cela permet aussi d’évoquer de bonnes pratiques vécues lors de précédents postes et qui pourraient être dupliquées. À la fin du troisième mois, trois cas de figure : le collaborateur est confirmé en CDI, la période d’essai est renouvelée ou le contrat de travail est rompu. En cas de renouvellement, un plan d’actions peut être mis en oeuvre pour permettre à l’employé d’acquérir les compétences manquantes. En cas de rupture de contrat, un parcours d’offboarding est mis en place. Un entretien en face-à-face permet de formaliser les raisons du départ. La cause peut venir d’un problème de management, d’outillage ou de position dans l’organigramme.